MINERVA-Thiel: Neue Seite: Kontakt-Sync über Microsoft Graph (Einrichtung, freigegebenes Postfach, Umstellung von EWS, Konfiguration, Meldungen)

2026-10-06T12:20:25Z

Neue Seite: Kontakt-Sync über Microsoft Graph (Einrichtung, freigegebenes Postfach, Umstellung von EWS, Konfiguration, Meldungen)

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{{Vorlage:CloudConnect}}
{{Seitentyp|Schnittstelle}}
= Microsoft 365 Kontakte =

OBS überträgt die Ansprechpartner Ihrer Personen als Kontakte nach Microsoft 365 (Exchange Online), in eine Richtung von OBS nach Microsoft 365. So haben Ihre Mitarbeiter alle Ansprechpartner in Outlook griffbereit, wahlweise im eigenen Postfach oder gemeinsam in einem freigegebenen Postfach. Die Verbindung läuft über Microsoft Graph. Für einen eigenen Exchange-Server im Haus verwenden Sie weiterhin die [[OBS/CloudConnect/Exchange Kontakte|Exchange-Personensynchronisation]].

{{Hinweis|Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Modul. Das Modul '''Cloud: Microsoft 365 Kontakte''' muss über den OBS-Support aktiviert werden. Außerdem muss der OBS-Cloud-Dienst im [[OBS/Systemadministration/OBS_Service_Manager|OBS Service Manager]] aktiv sein.}}

{{Steckbrief
|Cloud Typ|''Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph)''
|Richtung|nur OBS nach Microsoft 365
|Übertragungsweg|OBS-Cloud-Dienst über Microsoft Graph
|Anmeldung|OAuth2 mit der Definition ''OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange)''
|Ziel|Kontakte des angemeldeten Benutzers oder eines freigegebenen Postfachs
|Übersicht|[[OBS/CloudConnect/Übersicht|Cloud-Schnittstellen]]
}}

== Voraussetzungen ==
* Das Postfach liegt in Exchange Online, also in Microsoft 365 mit einer Exchange-Online-Lizenz. Postfächer auf einem eigenen Exchange-Server kann Microsoft Graph nicht bedienen.
* Im Microsoft-Entra-Portal ist eine App-Registrierung mit Anwendungs-ID und geheimem Clientschlüssel eingerichtet, siehe [[OBS/CloudConnect/OAuth2|oAuth2-Authentifizierung]].
* Für Kontakte in einem freigegebenen Postfach: Das Postfach ist angelegt, und der Benutzer, mit dem sich OBS anmeldet, hat Vollzugriff darauf, siehe [[#Freigegebenes Postfach|Freigegebenes Postfach]].

== Einrichtung ==
=== OAuth2-Eintrag ===
Den OAuth2-Eintrag legen Sie einmal an. Haben Sie bereits einen für den [[OBS/CloudConnect/Microsoft 365 Kalender|Microsoft 365 Kalender]], verwenden Sie diesen.
# Öffnen Sie '''Stammdaten → Z Weitere Stammdaten → Cloud Connect''' und legen Sie mit {{Einfg}} einen neuen Eintrag an.
# Wählen Sie bei '''Cloud Typ''' die Definition ''OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange)''.
# Tragen Sie bei '''App ID''' die Anwendungs-ID und bei '''App Secret ID''' den Wert des geheimen Clientschlüssels ein.
# Sichern Sie mit {{F2}}.

=== Kontakt-Konto ===
# Legen Sie in '''Cloud Connect''' mit {{Einfg}} einen neuen Eintrag an.
# Wählen Sie bei '''Cloud Typ''' ''Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph)'' und vergeben Sie einen '''Titel''', z.B. ''Kontakte Vertrieb''.
# Wählen Sie bei '''oAuth2 Connect''' den OAuth2-Eintrag. Setzen Sie das Häkchen '''Aktiv''' noch nicht.
# Drücken Sie {{F10}}. Ihr Browser öffnet sich. Melden Sie sich mit dem Microsoft-365-Konto an, in dessen Kontakte OBS schreiben soll, bzw. mit dem Konto, das Vollzugriff auf das freigegebene Postfach hat, und bestätigen Sie den Zugriff. Verlangt Microsoft die Genehmigung eines Administrators, beachten Sie [[OBS/CloudConnect/OAuth2#Zustimmung durch einen Administrator|Zustimmung durch einen Administrator]].
# Sichern Sie mit {{F2}}.
# Öffnen Sie den Eintrag erneut und legen Sie mit {{F8}} in der Konfiguration das Ziel fest: Postfach, Unterordner, Aufteilung (siehe [[#Konfiguration|Konfiguration]]).
# Setzen Sie das Häkchen '''Aktiv''' und sichern Sie mit {{F2}}.

Auf der Registerkarte '''Synchronisation''' legen Sie mit '''Synchronisations-Interval''' fest, nach wie vielen Minuten OBS erneut abgleicht.

{{Achtung|Legen Sie Postfach und Ordner fest, bevor der erste Abgleich läuft. Ändern Sie das Ziel später, legt OBS einen Kontakt erst dann im neuen Ziel an, wenn sich der Ansprechpartner in OBS ändert, und die Kontakte im bisherigen Ziel bleiben stehen. Für einen sauberen Wechsel entfernen Sie die Kontakte im bisherigen Ziel und setzen die Zuordnungen zurück (siehe [[#Besonderheiten|Besonderheiten]]).}}

=== Freigegebenes Postfach ===
Microsoft Graph kennt keine öffentlichen Ordner. Sollen alle Mitarbeiter dieselben Kontakte sehen, legt OBS sie in einem freigegebenen Postfach ab. Das Postfach braucht keine Lizenz und kein Passwort. Die Einrichtung erledigt der Administrator Ihres Microsoft-365-Mandanten:
# Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center und wählen Sie '''Teams und Gruppen → Freigegebene Postfächer → Freigegebenes Postfach hinzufügen'''.
# Vergeben Sie einen Namen, z.B. ''OBS Kontakte'', und eine E-Mail-Adresse, z.B. ''kontakte@firma.de''.
# Fügen Sie unter '''Mitglieder''' den Benutzer hinzu, mit dem sich OBS anmeldet, und alle Mitarbeiter, die die Kontakte sehen sollen. Mitglieder erhalten Vollzugriff auf das Postfach.
# Öffnen Sie das Postfach einmal in Outlook im Web: Profilbild oben rechts, '''Weiteres Postfach öffnen'''. Bei einem neu angelegten Postfach legt Exchange die Kontaktordner erst danach an.
# Tragen Sie die Adresse in OBS in der Konfiguration des Kontakt-Kontos bei <code>Cloud.M365.Contact.Postfach</code> ein, bevor der erste Abgleich läuft.

Bis neue Mitglieder Zugriff haben, kann bis zu eine Stunde vergehen.

Im klassischen Outlook binden die Mitarbeiter die Kontakte so ein: In der Ansicht '''Kontakte''' '''Start → Kontakte öffnen → Freigegebene Kontakte öffnen''' wählen und die Adresse des Postfachs eintragen. Die Kontakte erscheinen unter '''Freigegebene Kontakte'''. Unterordner wie ''OBS Kunden'' zeigt Outlook erst, wenn das ganze Postfach eingebunden ist: '''Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen''', Konto doppelklicken, '''Weitere Einstellungen → Erweitert → Hinzufügen'''.

=== Umstellung von der Exchange-Personensynchronisation ===
Liegt das Postfach eines bestehenden Eintrags vom Typ ''Exchange Kontakt-Sync'' in Exchange Online, stellen Sie es auf Microsoft Graph um. Die Zuordnung zwischen Ansprechpartnern und Kontakten bleibt dabei erhalten, es entstehen keine doppelten Kontakte. Die Einstellungen zu Unterordnern und Aufteilung übernimmt OBS.
# Öffnen Sie den Eintrag und ändern Sie '''Cloud Typ''' auf ''Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph)''.
# Wählen Sie bei '''oAuth2 Connect''' einen OAuth2-Eintrag mit der Definition ''OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange)''.
# Drücken Sie {{F10}} und melden Sie sich mit demselben Konto an wie bisher.
# Sichern Sie mit {{F2}}.

Hat der Eintrag bisher in den öffentlichen Kontakteordner geschrieben (<code>Cloud.Exchange.Contact.SaveInPublicFolder</code> = ''J''), richten Sie vorher ein [[#Freigegebenes Postfach|freigegebenes Postfach]] ein. Nehmen Sie vor der Umstellung das Häkchen '''Aktiv''' heraus, tragen Sie nach der Umstellung mit {{F8}} das Postfach bei <code>Cloud.M365.Contact.Postfach</code> ein und setzen Sie erst dann '''Aktiv''' wieder. OBS legt alle Kontakte im freigegebenen Postfach neu an. Die Kontakte im öffentlichen Ordner entfernen Sie von Hand.

{{Achtung|Ein auf ''Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph)'' umgestellter Eintrag lässt sich nicht auf ''Exchange Kontakt-Sync'' zurückstellen.}}

== Konfiguration ==
Die Einstellungen erreichen Sie mit {{F8}} im Eintrag.
{| class="wikitable"
! Einstellung !! Standard !! Bedeutung
|-
| <code>Cloud.M365.Contact.Postfach</code> || leer || Adresse eines freigegebenen Postfachs, in dessen Kontakte OBS schreibt. Leer bedeutet: Kontakte des angemeldeten Benutzers. Vor dem ersten Abgleich eintragen.
|-
| <code>Cloud.Exchange.Contact.SubFolder</code> || leer || Unterordner unter '''Kontakte''', in dem die Kontakte gespeichert werden. Leer bedeutet: direkt im Ordner '''Kontakte'''. Fehlt der Ordner, legt OBS ihn an.
|-
| <code>Cloud.Exchange.Contact.SplitLieferPerson</code> || ''N'' || ''J'': Kunden und Lieferanten in getrennten Unterordnern ablegen. Ansprechpartner von Personen, deren Nummer mit 1 beginnt, kommen in den Kunden-Ordner, alle anderen in den Lieferanten-Ordner.
|-
| <code>Exchange_Contact_Folder_Kunden</code> || ''OBS Kunden'' || Name des Unterordners für Kunden.
|-
| <code>Exchange_Contact_Folder_Lief</code> || ''OBS Lieferanten'' || Name des Unterordners für Lieferanten.
|-
| <code>Exchange_Contact_Folder_Mitarb</code> || ''OBS Mitarbeiter'' || Name des Unterordners für Mitarbeiter.
|-
| <code>Cloud.Exchange.Contact.MitarbEigen</code> || leer || Nummer der Eigenschaft, mit der Sie Ihre eigenen Mitarbeiter kennzeichnen. Ansprechpartner mit dieser Eigenschaft, an der Person oder am Ansprechpartner, legt OBS im Mitarbeiter-Ordner ab.
|-
| <code>Cloud.Exchange.Contact.DeleteSync</code> || ''N'' || ''J'': Kontakte, die OBS nicht mehr überträgt, in Microsoft 365 löschen. ''N'': Sie bleiben stehen (siehe [[#Besonderheiten|Besonderheiten]]).
|-
| <code>Cloud.M365.Contact.IdsMigriert</code> || ''N'' || Wird beim ersten Abgleich automatisch auf ''J'' gesetzt. Nicht von Hand ändern.
|}

== Übertragener Inhalt ==
{| class="wikitable"
! OBS-Feld !! Übertragen !! In Outlook
|-
| Vorname || ✓ || Vorname
|-
| Name || ✓ || Nachname. '''Speichern unter''' lautet ''Name, Vorname''.
|-
| Firma || ✓ || Firma
|-
| Geburtsdatum || ✓ || Geburtstag
|-
| Abteilung || ✓ || Abteilung
|-
| Position || ✓ || Position
|-
| Bemerkung || ✓ || Notizen, als reiner Text mit Zeilenumbrüchen
|-
| Adresse || ✓ || Adresse geschäftlich
|-
| Privat-Adresse || ✓ || Adresse privat
|-
| Telefon || ✓ || Telefon geschäftlich
|-
| Telefon Privat || ✓ || Telefon privat
|-
| Telefon Privat Mobil || ✓ || Telefon privat 2
|-
| Telefon Mobil || ✓ || Mobiltelefon
|-
| Fax || ✓ || Fax geschäftlich
|-
| Email || ✓ || E-Mail
|-
| Email Privat || ✓ || E-Mail 2
|-
| Änderungen in Outlook || – || OBS übernimmt sie nicht.
|}

== Besonderheiten ==
* Übertragen werden alle Ansprechpartner aktiver Personen. Ausgenommen sind inaktive Personen und Ansprechpartner sowie Personen und Ansprechpartner mit der Eigenschaft 9026 ''Keine Synchronisation in die Cloud'', siehe [[OBS/Eigenschaften|Eigenschaften]].
* Ändert sich ein Ansprechpartner in OBS, überträgt OBS beim nächsten Abgleich alle Felder, auch geleerte. Änderungen, die in Outlook an diesem Kontakt gemacht wurden, sind dann überschrieben.
* Wird ein Ansprechpartner inaktiv gesetzt oder ausgenommen:
** Mit <code>Cloud.Exchange.Contact.DeleteSync</code> = ''J'' löscht OBS den Kontakt. Microsoft 365 verschiebt ihn in den Ordner '''Gelöschte Elemente''' des Postfachs. Wird der Ansprechpartner wieder aktiv, legt OBS den Kontakt neu an.
** Mit ''N'' bleibt der Kontakt stehen und mit dem Ansprechpartner verbunden. Wird der Ansprechpartner wieder aktiv, aktualisiert OBS den vorhandenen Kontakt.
* Wird ein Ansprechpartner in OBS gelöscht und steht <code>Cloud.Exchange.Contact.DeleteSync</code> auf ''N'', bleibt der Kontakt in Outlook stehen und wird nicht mehr aktualisiert. Im Protokoll steht trotzdem „Objekt … wird aus der Cloud gelöscht“.
* Löscht jemand einen Kontakt in Outlook, legt OBS ihn wieder an, sobald sich der Ansprechpartner in OBS ändert: Beim ersten Abgleich nach der Änderung meldet das Protokoll, dass der Kontakt nicht mehr vorhanden ist, beim nächsten Abgleich ist er wieder da.
* Der erste Abgleich legt alle Kontakte an und dauert bei vielen Ansprechpartnern lange. Microsoft begrenzt die Zahl der Zugriffe, rund 20.000 Ansprechpartner brauchen etwa vier Stunden. Danach überträgt OBS nur noch Änderungen.
* Das klassische Outlook listet unter '''Meine Kontakte''' alle Kontaktordner untereinander auf, auch Unterordner. Die tatsächliche Ordnerstruktur zeigt die Ordnerliste mit {{Key|Strg}}+{{Key|6}}.
* Ein Eintrag schreibt in genau ein Postfach. Für weitere Postfächer legen Sie je Postfach einen eigenen Eintrag an.
* Mit der Schaltfläche '''Zuordnungen zurücksetzen''' auf der Registerkarte '''Synchronisation''' löschen Sie die Zuordnungen zwischen Ansprechpartnern und Kontakten. Der nächste Abgleich legt alle Kontakte neu an. Die vorhandenen Kontakte in Outlook bleiben stehen, entfernen Sie sie vorher, sonst sind sie doppelt vorhanden.

Meldungen im Protokoll des OBS-Cloud-Dienstes:
{| class="wikitable"
! Meldung !! Ursache
|-
| „Das Postfach … liegt nicht in Exchange Online …“ || Das Postfach liegt auf einem eigenen Exchange-Server, oder es fehlt die Exchange-Online-Lizenz. Für einen eigenen Exchange-Server verwenden Sie die [[OBS/CloudConnect/Exchange Kontakte|Exchange-Personensynchronisation]].
|-
| „Die Kontakte von … sind nicht erreichbar …“ || Das freigegebene Postfach ist neu oder der Vollzugriff ist noch nicht wirksam. Öffnen Sie das Postfach einmal in Outlook im Web und versuchen Sie es nach bis zu einer Stunde erneut. Sonst prüfen Sie den Vollzugriff.
|-
| „Kein Zugriff auf die Kontakte von …“ || Der angemeldete Benutzer hat keinen Vollzugriff auf das freigegebene Postfach. Prüfen Sie die Mitglieder des Postfachs und melden Sie sich am Kontakt-Konto mit {{F10}} neu an.
|-
| <code>HTTP 401</code> || Der OAuth2-Eintrag hat die Definition ''OAUTH2 Microsoft (IMAP/POP/SMTP/EWS)''. Stellen Sie ihn auf ''OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange)'' um und melden Sie sich am Kontakt-Konto mit {{F10}} neu an.
|-
| „Nur … von … Kontakt-Ids uebersetzbar … Migration abgebrochen“ || Bei der Umstellung wurde ein anderes Konto angemeldet als beim bisherigen Exchange-Eintrag. Melden Sie sich mit {{F10}} mit dem richtigen Konto an.
|-
| „Kontakt … konnte nicht angelegt werden“ bzw. „… aktualisiert werden“ || Microsoft 365 hat diesen einen Kontakt abgelehnt, die übrigen werden weiter übertragen. Der Grund steht am Ende der Meldung.
|}

== Siehe auch ==
* [[OBS/CloudConnect/Übersicht|Cloud-Schnittstellen]]
* [[OBS/CloudConnect/OAuth2|oAuth2-Authentifizierung]]
* [[OBS/CloudConnect/Exchange Kontakte|Exchange-Personensynchronisation]]
* [[OBS/CloudConnect/Microsoft 365 Kalender|Microsoft 365 Kalender]]

OBS/CloudConnect/Microsoft 365 Kontakte - Versionsgeschichte

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