OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/Versionierung

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VCS Datei Versionierung OBS

OBS Hotline Freischaltung

Zunächst muss das Widget definiert und freigeschaltet werden. Hierzu wird ein Benutzerlevel 4 oder höher benötigt.
WidgetVersionierung.png

HINWEIS: Empfohlen wird, dass das Recht zum Löschen nur den Verantwortlichen zugeteilt ist. Lesen sollte jedoch jeder können.

Stammdatendefinition

Diesen Punkt erreichen Sie unter Stammdaten -> Version Verwaltung Dateien

Hauptgruppen festlegen

Nun können Sie ihre Hauptgruppen über den Button Einf definieren.

Hauptverzeichnis.png

Über F6 gelangen Sie in die jeweiligen Unterverzeichnisse der Hauptgruppen.

UnterverzeichnisListe.png

Untergruppen(Logische Verzeichnisse anlegen)

In der oben zu sehenden Liste können Sie neue Unterverzeichnisse per F6 anlegen oder bereits vorhandene Verzeichnisse per Return bearbeiten und verwalten

Einfügen der Struktur im Artikel

Nun muss die Verzeichnisstruktur beim Artikel hinterlegt werden. Hierzu wird im jeweiligen Artikel unter F10 der Punkt V4-Versionsverwaltung Dateien aufgerufen.

ArtikelVersionsauswahl.png

Im folgenden Fenster wird dann die Verzeichnisstruktur ausgewählt und per Return bestätigt.
AuswahlVerzeichnis.png
Die hierauf folgende Abfrage ist mit Ja zu beantworten.

Einfügen von neuen Dateien

Über die Taste EINF ist es möglich neue Dateien einzufügen.
Dateineinfug.png

HINWEIS: Hier kann der Level und der View Mode angegeben werden
ACHTUNG: Der Level entspricht dem des Widgets und nicht dem des Benutzers!

So ist es möglich mehrere Dokumente für eine Unterstruktur anzugeben.

Import per F6

ACHTUNG: Für die Anwender nur PDF mit dem ViewMode definieren und Status 01
HINWEIS: Für den Verwalter sollte die Originaldokumente mit Status 01 -> Aktuell und 21 -> alt definiert werden
Der ViewMode sollte für die Originale immer aus sein!

Des Weiteren sollte der Verwalter immer alles sehen können, damit er die "normalen" User Kontrollieren kann.

ACHTUNG: Liegt die Datei im Checkout-Verzeichnis wird gefragt ob diese gelöscht werden soll!

Check-Out per F7

Über den Button F7 kann bei vorhandener Datei ausgecheckt werden. Diese Datei liegt immer im Verzeichnis ".\obs\DATA\VCS\CHECKOUT\"
Diese Datei kann anschließen bearbeitet werden.

HINWEIS: Über F5 kann eine neue Version dieser Datei angelegt werden die per F6 importiert werden kann

Nach dem Vorgang wird gefragt ob die Datei bearbeitet werden soll.

Anzeigen der Dateien

Bei .PDF- Dateien wird der OBS interne PDF-Viewer genutzt.
Andere Dateien werden je nach Windows-Dateienverknüpfung geöffnet.
Die Dateien können über F8 geöffnet werden.

Protokollierung

Alle Veränderungen werden protokolliert und sind über F9 einsehbar.
Protokoll.png