OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/DMS Stammdaten

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DMS Stammdaten[Bearbeiten]

Auf dieser Maske können Sie die Grundeinstellung für das DMS vornehmen.

1 Stamm[Bearbeiten]

OBS Pfad 1..5[Bearbeiten]

Die hier angegebenen Pfade werden durch den DMS Dienst regelmäßig auf neue Dateien überprüft.

Anlage Level 0-9[Bearbeiten]

Der Level bestimmt die Sichtbarkeit der Dokumente. Hier wird der OBS-Benutzerlevel eingetragen, der nötig ist um die jeweiligen Dokumente in der Liste sehen zu können.

nach dem Import löschen[Bearbeiten]

Wird hier das Häkchen gesetzt, werden die Dateien im jeweiligen Verzeichnis nach dem Import gelöscht.

Sachbearb.[Bearbeiten]

Dieser Sachbearbeiter wird bei den Dokumenten aus dem jeweiligen Verzeichnis hinterlegt.

Dok.Art[Bearbeiten]

Hier kann die Art des Dokumentes ausgewählt werden. Diese kann später als Filter für die Anzeige von DMS Dokumenten benutzt werden.

Archiv Pfad 1[Bearbeiten]

In diesem Verzeichnis werden die flexiblen Archive gespeichert. Diese enthalten verschlüsselt alle importieren Dokumente. Der Inhalt dieses Verzeichnis muss zur Datensicherung hinzugefügt werden

DMS Stammdaten 1.PNG

2 Eigenbelege[Bearbeiten]

Eigenbelege ist für die Erkennung von selbst gedruckten Vorgängen (z.B. Reparaturaufträgen und Lieferscheinen). Das Feld Erkennung dient ähnlich wie bei den DMS Definitionen dazu, dass die Dokumente als eigene Dokumente erkannt werden. Die weiteren Vorgangsfelder sind ebenfalls wie bei den DMS Definitionen dazu da, über eine Referenz automatisch eine Verknüpfung zu den jeweiligen Vorgängen in OBS zu ermöglichen.

DMS Stammdaten 2.PNG

3 Schalter[Bearbeiten]

Sprache(deu,eng)[Bearbeiten]

Die Sprache ist wichtig für die OCR. Hier kann entweder der Wert deu für Deutsch oder eng für Englisch wählen.

Polling in Sec.[Bearbeiten]

Gibt in Sekunden an, wie oft der DMS Dienst die Verzeichnisse auf neue Dateien überprüfen soll.

Dokutrenner[Bearbeiten]

Wenn ein Dokument mit diesem Text zwischen verschiedene Dokumente beim Scannen gelegt wird, erkennt dies der DMS Dienst und beginnt dann jeweils ein neues Dokument.

Mindestlänge Nummer Verknüpfung[Bearbeiten]

Ziffer 0-9 gibt die Mindestlänge der Nummer des OBS Vorganges/OBS Objektes an, mit dem dieses Dokument verknüpft wird. Es wird mit führenden Nullen bis zur Mindestlänge aufgefüllt.

Automatische Zuordnung aktiv[Bearbeiten]

Ist dieser Punkt aktiviert, versucht OBS-DMS zu den Dokumenten entsprechende Zuordnungen in den Vorgängen zu finden. Im Normalfall sollte die automatische Zuordnung immer aktiviert sein.

Toleranz Tage[Bearbeiten]

Dieser Wert gibt an, wie weit zurück in die Vergangenheit OBS-DMS nach Verknüpfungen sucht. Dies dient der Geschwindigkeit, da so nicht immer alle Vorgänge im System durchsucht werden müssen.
Standardmäßig ist hier 100 Tage eingetragen, so dass nur in Vorgängen gesucht wird, die nicht älter als 100 Tage sind.

Bei DMS Fehlern Admin Aufgabe anlegen[Bearbeiten]

Ist dieser Punkt aktiviert, werden wichtige Meldungen von OBS-DMS als ADMIN-Aufgabe angelegt.

Dokumente ohne OCR Text zulassen[Bearbeiten]

Bei Aktivierung werden auch Dokumente ohne durch die OCR erkannten Text zugelassen. Dies ist z.B. bei gescannten Bildern wichtig. Ist der Punkt nicht aktiviert werden diese Dokumente in der DMS Liste nicht angezeigt.

Vorschaubilder anlegen[Bearbeiten]

Wird dieser Punkt ausgewählt so werden Vorschaubilder zu den DMS-Dokumenten in der Datenbank abgelegt. Dieses führt dazu, dass eine Vorschau zu den DMS-Dokumenten schneller angezeigt werden kann. Allerdings wird hierdurch auch mehr Speicherplatz für die Datenbank benötigt.

Automatische Sicherung[Bearbeiten]

Wenn die automatische Sicherung aktiviert ist, werden Kopien der gescannten Dokumente im OBS-Ordner im Verzeichnis ..\OBS\DATA\DMS\SICHER\ als ZIP-Datei abgelegt.

Dateinamen Zuordnung[Bearbeiten]

Hierdurch wird der Name der gescannten Dateien verwendet, um eine Zuordnung durchzuführen. Lautet der Dateiname z.B. RE123456_$$$PAGE..

Typ DMS-Typ
EINKLIEF DMS_TYP_EINKAUFSLIEFERSCHEIN
RAUFSTA DMS_TYP_REPARATURAUFTRAG
EINKAUF DMS_TYP_EINKAUF
ANGEBOT DMS_TYP_ANGEBOT
AUFTRAG DMS_TYP_AUFTRAG
LIEFSTA DMS_TYP_LIEFERSCHEIN
RECHSTA DMS_TYP_RECHNUNG
ANFRAGE DMS_TYP_ANFRAGE
DMS_TYP_KASSENLIEFSCHEIN
BESTELL DMS_TYP_BESTELLUNG

Dokumente mit QR-Code Seite automatisch ausrichten[Bearbeiten]

Wenn dies aktiviert wird, versucht OBS-DMS alle Seiten, die einen QR-Code enthalten automatisch neu auszurichten und so zu drehen, dass Sie im DMS richtig herum angezeigt werden.

Dokumente anhand des QR-Code Gruppieren[Bearbeiten]

Hierdurch werden alle Seiten, die den selben QR-Code enthalten, automatisch gruppiert.